Datenschutzerklärung

1. Überblick

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Als Steuerberater unterliegen wir zusätzlich der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG und § 203 StGB.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Erklärung erläutert, welche Daten wir beim Besuch dieser Website erheben, wozu wir sie nutzen und welche Rechte Ihnen zustehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

[Kanzleiname / Firmierung]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

3. Datenschutzbeauftragter

[Name des/der Datenschutzbeauftragten]
[Anschrift]
[E-Mail-Adresse]

Hinweis: Ein Datenschutzbeauftragter ist zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG) oder eine der weiteren Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO vorliegt. Andernfalls kann dieser Abschnitt entfallen.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa für den Newsletter oder das Laden externer Inhalte.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, etwa bei einer Mandatsanfrage.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, etwa steuerlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen, etwa am sicheren und störungsfreien Betrieb dieser Website.

5. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die verarbeiteten Daten, Zwecke, Empfänger und Speicherdauer
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: [zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslandes].

Widerspruch gegen Direktwerbung: Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen. Danach werden Ihre Daten zu diesem Zweck nicht mehr verwendet.

6. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet:

[Name und Anschrift des Hosting-Anbieters]

Der Anbieter verarbeitet die über die Website erhobenen Daten ausschließlich weisungsgebunden für uns. Wir haben mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Der Provider erhebt in sogenannten Server-Logfiles automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb der Website. Die Logfiles werden nach [z. B. 7 Tagen] gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

7. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt. Bei aktivierter Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

8. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Tracking-Zwecken. Es werden ausschließlich technisch notwendige Daten verarbeitet, die für den Betrieb der Seite erforderlich sind. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist hierfür nicht erforderlich; die Speicherung technisch notwendiger Informationen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Sofern Sie das Laden externer Inhalte (Karte, Video) bestätigen, gilt Ihre Zustimmung nur für den jeweiligen Seitenaufruf und wird nicht dauerhaft gespeichert.

9. Schriftarten

Diese Website verwendet ausschließlich Schriftarten, die bereits auf Ihrem Endgerät installiert sind, bzw. lokal auf unserem Server bereitgestellte Schriftdateien. Eine Verbindung zu Servern Dritter – etwa zu Google Fonts – findet beim Laden der Seite nicht statt. Es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.

Hinweis für den Betrieb: Sollten künftig Google Fonts dynamisch eingebunden werden, ist dieser Abschnitt zu ersetzen und die Einbindung nur nach vorheriger Einwilligung zulässig.

10. Kontaktformular und Rückrufwunsch

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder den Rückruf-Dialog eine Anfrage senden, werden Ihre Angaben aus dem Formular einschließlich der dort angegebenen Kontaktdaten zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen (freiwillig), Betreff, Nachrichtentext sowie Datum und Uhrzeit des Absendens. Zum Schutz vor automatisierten Eintragungen enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld; wird es ausgefüllt, wird die Übermittlung verworfen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), soweit diese abgefragt wurde.

Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung widerrufen oder der Zweck entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

11. Anfragen per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Rechtsgrundlagen entsprechen denen unter Ziffer 10.

Bitte beachten Sie: Unverschlüsselte E-Mails können auf dem Übertragungsweg von Dritten mitgelesen werden. Für die Übermittlung vertraulicher Unterlagen stellen wir Ihnen gern einen verschlüsselten Zugang bereit.

12. Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang einverstanden sind.

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Anmeldedatum, Bestätigungsdatum und IP-Adresse werden protokolliert, um die Anmeldung nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese jederzeit widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Verarbeitungen bleibt vom Widerruf unberührt. Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse aus dem Verteiler gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung eingewilligt haben.

Für den Versand nutzen wir [Name des Newsletter-Dienstleisters]. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

13. Kartendienst

Auf der Kontaktseite binden wir eine Karte zur Darstellung unserer Anfahrt ein. Die Karte wird nicht automatisch geladen. Erst wenn Sie die Schaltfläche „Karte laden“ anklicken, wird eine Verbindung zu den Servern des Kartenanbieters hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie technische Informationen über Ihren Browser übertragen.

Anbieter: [Name und Anschrift des Kartenanbieters]. Die Einbindung erfolgt zur ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und zum leichten Auffinden der von uns angegebenen Orte.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung gilt für den jeweiligen Seitenaufruf und kann durch Neuladen der Seite widerrufen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters.

14. YouTube-Videos

Sofern auf dieser Website Videos eingebunden sind, werden diese ebenfalls erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Wir nutzen den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube. Nach Ihrer Zustimmung wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt; dabei wird mitgeteilt, welche Seite Sie besucht haben. Sind Sie in Ihrem YouTube-Konto eingeloggt, kann YouTube Ihr Surfverhalten Ihrem persönlichen Profil zuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich zuvor aus Ihrem Konto abmelden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter policies.google.com/privacy.

15. Daten im Mandatsverhältnis

Im Rahmen eines Mandats verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten oder die uns von Dritten – etwa Finanzbehörden, Banken oder Sozialversicherungsträgern – rechtmäßig übermittelt werden. Dazu gehören insbesondere Stammdaten, Buchführungs- und Lohndaten sowie steuerlich relevante Unterlagen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Steuerberatungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten im Rahmen der Lohnabrechnung) verarbeitet werden, stützt sich dies auf Art. 9 Abs. 2 lit. b und lit. f DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG.

Wir sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit Sie uns davon entbunden haben, dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Durchsetzung unserer Ansprüche erforderlich ist.

16. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten (Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben) zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern die Löschung keinen sonstigen berechtigten Interessen entgegensteht. Ein sonstiges berechtigtes Interesse ist etwa eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Möchten Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden, speichern wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung für [z. B. 12 Monate].

17. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unserer Kanzlei erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Empfänger Daten erhalten:

• Rechenzentrums- und Softwaredienstleister für die steuerliche Verarbeitung ([z. B. DATEV eG])
• Hosting- und E-Mail-Dienstleister
• Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und andere öffentliche Stellen, soweit gesetzlich vorgeschrieben
• Banken und Versicherungen, soweit Sie uns beauftragt haben

Mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

18. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Soweit im Einzelfall – etwa beim Laden externer Inhalte nach Ihrer Einwilligung – dennoch Daten in ein Drittland übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

19. Speicherdauer

Soweit in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Verarbeitung entfällt. Machen Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend oder widerrufen Sie eine Einwilligung, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen – insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB – bleiben unberührt. Sie betragen je nach Unterlage sechs oder zehn Jahre. Für Handakten gilt zudem die Aufbewahrungspflicht nach § 66 StBerG.

20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

21. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.

Stand: [Monat Jahr]